Betriebsvereinbarung zum Beschwerdemanagement

Präambel

Die SWP als Arbeitgeberin (im Folgenden: AG) und ihr Betriebsrat treten nachdrücklich für eine Förderung der Gleichbehandlung sowie für den Schutz vor unmittelbarer und mittelbarer Diskriminierung aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (im Folgenden: AN) der SWP ein. Sie treten allen Formen des Rassismus, sowie antidemokratischen Tendenzen entgegen. Sie setzen sich für ein belästigungsfreies Betriebsklima und ein kollegiales Miteinander ein. Diese Ziele gelten auch für die AN untereinander sowie in Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit im Umgang mit Dritten. In diesen und allen weiteren Belangen, die Grund für eine Beschwerde sein können, wird im Sinne eines positiven Betriebsklimas angestrebt, diese möglichst frühzeitig und konstruktiv unter allen Beteiligten und zuständigen Vorgesetzten zu klären, auch vor Eingabe einer formalen Beschwerde.

Die Vertragsparteien verpflichten sich, in ihren Beschlüssen, Vereinbarungen und Handlungen den Grundsatz der Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung und den Grundsatz der Förderung der Chancengleichheit zu berücksichtigen. Entsprechend dem Grundsatz der Nichtdiskriminierung und der Gleichbehandlung sind insbesondere alle unmittelbaren und mittelbaren Diskriminierungen aufgrund ethnischer Herkunft, Staatsangehörigkeit, rassistischer Zuschreibung, Religion oder Weltanschauung, Alters, Behinderung, chronischer Krankheit oder körperlicher Merkmale, sozialen Status, Geschlechtsidentität oder Geschlecht, familiärer Fürsorgeverantwortung oder Schwangerschaft, sexueller Orientierung oder Sprache sowie Belästigungen oder Mobbing verboten. Dies gilt für das Verhalten von AN untereinander, zwischen Vorgesetzten und AN und im Umgang mit Dritten, unabhängig davon, ob ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz gezielt, bewusst oder fahrlässig begangen wurde.

§ 1 Geltungsbereich und Zweck

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle AN i. S. v. § 5 Abs. 1 BetrVG des Betriebes (persönlicher Geltungsbereich). Nach Auffassung beider Parteien sind hiervon regelmäßig auch Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie Praktikantinnen und Praktikanten umfasst. Zudem sind im Anwendungsbereich des AGG auch Bewerberinnen und Bewerber sowie ehemalige AN geschützt.

Sie regelt das Beschwerdemanagement für Beschwerden und Anregungen nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), dem Neunten Sozialgesetzbuch (SGB IX) und ordnet in Gleichstellungsfragen die entsprechende Anwendung des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG) an (sachlicher Geltungsbereich).

Zweck der nachfolgenden Regelungen ist es, die vorgenannten gesetzlichen Regelungen zu den genannten Beschwerden und Anregungen allgemeinverständlich und übersichtlich darzustellen sowie verbindlich und transparent auszugestalten, insbesondere hinsichtlich der Form (§ 2 dieser Betriebsvereinbarung), den Zuständigkeiten (§ 3) und dem Verfahren (§§ 4 bis 6). Darüber hinaus bezweckt sie die Verwirklichung der Gleichstellung aller Geschlechter.

§ 2 Gemeinsame Vorschriften

Alle AN haben das Recht, sich über mögliches Fehlverhalten, Benachteiligungen, Beeinträchtigungen oder Missstände in der SWP zu beschweren, unabhängig von der Position des/der Betroffenen, der Position derjenigen Person, welche Anlass zu der Beschwerde gegeben hat, dem Arbeitszeitmodell oder der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Dazu stehen je nach Inhalt (Gegenstand) der Beschwerde sowie Anliegen der Betroffenen verschiedene, sich nicht gegenseitig ausschließende Beschwerdewege und -verfahren zur Verfügung. Das Gleiche gilt für Anregungen.

Die Instrumente zur Konfliktbewältigung ergeben sich zunächst aus dem BetrVG; hierzu gehören v.a. die Beschwerden an die AG und an den Betriebsrat (§§ 84 f. BetrVG).

Für bestimmte Diskriminierungen sieht das AGG ein besonderes Beschwerdeverfahren vor. Zu diesem Zweck wurde von der AG auch eine AGG-Beschwerdestelle eingerichtet, die sich aus bis zu fünf AN zusammensetzt, wobei eine möglichst diverse Zusammensetzung angestrebt wird, die auch verschiedene Arbeitseinheiten der SWP repräsentiert. Die Mitglieder werden von der AG für die Amtszeit von zwei Jahren mit der Möglichkeit der Wiederbestellung ernannt und für die Erfüllung ihrer Aufgaben entsprechend geschult.

Für schwerbehinderte AN steht zudem die Schwerbehindertenvertretung (im Zeitpunkt der Unterzeichnung nicht bestehend) nach dem SGB IX für Anregungen und Beschwerden zur Verfügung.

Die Gleichstellungsbeauftragte steht nach dem BGleiG in Gleichstellungsfragen, insbesondere in Fällen von Benachteiligungen wegen des Geschlechts, der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Berufstätigkeit sowie bei sexueller Belästigung beratend und unterstützend zur Seite und hat die Aufgabe, den Vollzug dieses Gesetzes und des AGG zu fördern und zu überwachen (§ 25 BGleiG). Die AG verpflichtet sich, wie im Zuwendungsbescheid mit dem Bundeskanzleramt vereinbart, die Vorschriften des BGleiG unmittelbar im Betrieb anzuwenden.

Die mit einer Beschwerde befassten Personen und Stellen haben über die Beschwerde Stillschweigen zu bewahren, soweit eine Weitergabe von Informationen über die Beschwerde oder Anregung nicht für deren Behandlung erforderlich ist oder die Personen/Stellen von der/dem AN im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden werden.

Eine Beschwerde kann sowohl in mündlicher wie in schriftlicher Form vorgebracht werden. Dies kann auch anonym erfolgen. Beschwerdeführenden sowie den unterstützenden Personen dürfen keine Nachteile daraus entstehen, dass sie eine Beschwerde einreichen bzw. dabei unterstützen.

§ 3 Zuständige Stellen

Es stehen folgende fünf Beratungs- und Beschwerdestellen zur Verfügung, an die sich die AN je nach Inhalt des Anliegens sowie je nach Begehren der Betroffenen wenden können. Dabei kommt es zunächst nur darauf an, dass sich die/der AN diskriminiert, benachteiligt oder ungerecht behandelt (§ 84 Abs. 1 BetrVG, § 13 Abs. 1 AGG) fühlt.

Arbeitgeberin (Vorgesetzte(r), Personalabteilung, Institutsleitung): Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden wegen Benachteiligung, ungerechter Behandlung oder sonstiger Beeinträchtigung und/oder im Falle einer Benachteiligung nach dem AGG
Betriebsrat: Beratung, Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden wegen Benachteiligung, ungerechter Behandlung oder sonstiger Beeinträchtigung
AGG-Beschwerdestelle: Beratung, Entgegennahme und Behandlung von Beschwerden wegen Diskriminierung auf Grund der ethnischen Herkunft, der Staatsangehörigkeit, der rassistischen Zuschreibung, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters, einer Behinderung, einer chronischen Krankheit oder eines körperlichen Merkmals, des sozialen Status, der Geschlechtsidentität oder des Geschlechts, der familiären Fürsorgepflichten oder einer Schwangerschaft, der sexuellen Orientierung oder der Sprache
Gleichstellungsbeauftragte: Beratung, Entgegennahme und Behandlung von Anregungen und Beschwerden bei Benachteiligungen wegen ihres Geschlechtes, der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und, Schwangerschaft, oder in Fällen von sexueller Belästigung am Arbeitsplatz
Schwerbehindertenvertretung (sobald vorhanden): Beratung, Unterstützung, Entgegennahme und Behandlung von Anregungen und Beschwerden über Benachteiligung und Diskriminierung schwerbehinderter Menschen

Die nach dieser Betriebsvereinbarung jeweils zuständigen Stellen behandeln eingehende Beschwerden und Anregungen nach dieser Betriebsvereinbarung unverzüglich. Sofern eine Beschwerde bei einer nicht-zuständigen Stelle eingeht, hat diese gemeinsam mit der/dem einreichenden AN umgehend zu klären, an welche zuständige Stelle die Beschwerde weiterzuleiten ist oder ob die/der AN sich selber an die zuständige Stelle wendet. Beratungs- und Beschwerdestellen können Betroffene auch über weitere Beschwerdemöglichkeiten beraten, insbesondere wenn eine Beschwerde von der AG zunächst abschlägig beschieden wurde.

Unmittelbar nach Eingang einer Beschwerde bei einer nach dieser Betriebsvereinbarung zuständigen Stelle hat diese zudem unverzüglich zu prüfen, ob bis zur Entscheidung über die Berechtigung der Beschwerde Interimsmaßnahmen erforderlich sind; hierzu hat sie die Beschwerdeführenden anzuhören. Erachtet diese Stelle Interimsmaßnahmen für erforderlich, schlägt sie diese der AG unverzüglich mit Begründung in Textform vor.

§ 4 Beschwerden an die Arbeitgeberin

Für Beschwerden an die AG (§ 84 BetrVG, § 13 AGG) gilt:

Die Beschwerde ist an die/den direkte/ direkten oder nächsthöhere/ nächsthöheren Vorgesetzte/ Vorgesetzten, an die Personalabteilung oder an die Institutsleitung zu richten.
Die AG ist verpflichtet, die Beschwerdeführerin bzw. den Beschwerdeführer (im Folgenden: BF) über die Behandlung der Beschwerde zu informieren. Eine Rückmeldung zur Prüfung der Beschwerde und eine erste Stellungnahme erfolgt innerhalb maximal zweier Wochen.
Die/der BF kann zur Unterstützung und Vermittlung zudem ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
Die AG hat unverzüglich die Berechtigung der Beschwerde zu prüfen. Erkennt die AG die Berechtigung der Beschwerde an, so hat sie der Beschwerde durch wirksame Maßnahmen abzuhelfen (§ 84 Abs. 2 BetrVG). Hierbei handelt es sich um einen durchsetzbaren Rechtsanspruch der/des BF.
Soweit die Beschwerde durch die AG für berechtigt erachtet worden ist, teilt sie – nach Möglichkeit binnen zwei Wochen – der/dem BF und dem Betriebsrat sowie je nach Sachverhalt der AGG-Beschwerdestelle schriftlich mit, in welcher Weise sie der Beschwerde abzuhelfen plant und aus welchen Gründen sie sich gegen andere zu Gebote stehende Maßnahmen entscheiden wolle. Der/dem BF ist Gelegenheit zur Stellungnahme binnen zweier Wochen zu geben. Anschließend nimmt die AG schriftlich gegenüber der/dem BF Stellung unter Bezugnahme auf die Ausführungen in deren/dessen etwaiger Stellungnahme.
Der Betriebsrat ist durch die AG über Beschwerden, die allgemeine betriebliche Belange betreffen, rechtzeitig und regelmäßig zu informieren. Die Gleichstellungsbeauftragte ist durch die AG über Beschwerden, die gleichstellungsrelevante Belange betreffen, unverzüglich und umfassend zu informieren. Weitergehende Informationsrechte bleiben unberührt.

§ 5 Beschwerden an den Betriebsrat

Wird eine Beschwerde an den Betriebsrat gerichtet (§ 85 BetrVG), gilt folgendes:

Die Beschwerde kann an die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Betriebsrates oder an ein Betriebsratsmitglied gerichtet werden. Eine Rückmeldung zur Prüfung der Beschwerde und eine erste Stellungnahme erfolgt innerhalb maximal zweier Wochen. Die Betriebsratsvorsitzende oder der Betriebsvorsitzende informiert die/den BF unverzüglich und regelmäßig über die gremieninterne Behandlung der Beschwerde.
Mit Zustimmung der/des BF kann der Betriebsrat andere Personen des Betriebes anhören, soweit dies zur Aufklärung der Beschwerde erforderlich erscheint.
Der Betriebsrat prüft unverzüglich und beschließt sodann, ob er eine Beschwerde für berechtigt erachtet. Hält der Betriebsrat die Beschwerde für berechtigt, setzt er sich bei der AG dafür ein, wirksame Abhilfe zu schaffen.
Werden sich Betriebsrat und AG nicht darüber einig, ob oder inwieweit die Beschwerde berechtigt ist, entscheidet auf Antrag des Betriebsrates die Einigungsstelle über die Berechtigung der Beschwerde (§ 85 Abs. 2 BetrVG), soweit es sich nicht um eine Rechtsfrage handelt.
Erkennt die AG die Berechtigung der Beschwerde an oder stellt die Einigungsstelle fest, dass die Beschwerde berechtigt ist, so hat die AG der Beschwerde durch wirksame Maßnahmen abzuhelfen (§ 84 Abs. 2 BetrVG). Hierbei handelt es sich um einen durchsetzbaren Rechtsanspruch der/des BF.
Soweit die Beschwerde durch die AG oder die Einigungsstelle für berechtigt erachtet worden ist, teilt die AG – nach Möglichkeit binnen zwei Wochen – der/dem BF und dem Betriebsrat schriftlich mit, in welcher Weise sie der Beschwerde abzuhelfen plant und aus welchen Gründen sie sich gegen andere zu Gebote stehende Maßnahmen entscheiden wolle. Die/der BF und dem Betriebsrat ist Gelegenheit zur Stellungnahme binnen zweier Wochen zu geben. Anschließend nimmt die AG schriftlich gegenüber der/dem BF und dem Betriebsrat Stellung unter Bezugnahme auf die Ausführungen in deren/dessen etwaiger Stellungnahme.
Die AG verpflichtet sich, den Betriebsrat über umgesetzte Maßnahmen zur Abhilfe zu informieren (spätestens vier Wochen nach Durchführung bzw. mindestens alle vier Wochen bei längerfristigen Maßnahmen).

§ 6 Beschwerden an die AGG-Beschwerdestelle

Für Beschwerden an die AGG-Beschwerdestelle (§ 13 AGG) gilt folgendes:

Die AGG-Beschwerdestelle nimmt Beschwerden entgegen und informiert die/den mitteilende/mitteilenden AN unverzüglich und regelmäßig über die Behandlung der Beschwerde.
Eine Rückmeldung zur Prüfung der Beschwerde und eine erste Stellungnahme erfolgt innerhalb maximal zwei Wochen.
Mit Zustimmung der/des BF kann die AGG-Beschwerdestelle andere Personen des Betriebes sowie Bewerberinnen und Bewerber, ehemalige AN und, wenn die Beschwerde eine Diskriminierung durch Dritte betrifft, auch diese anhören, soweit dies zur Aufklärung der Beschwerde erforderlich erscheint.
Die AGG-Beschwerdestelle prüft unverzüglich, ob sie die Beschwerde für berechtigt erachtet. Hält sie die Beschwerde für berechtigt, informiert sie hierüber die/den BF und setzt sich bei der AG dafür ein, wirksame Abhilfe zu schaffen.
Werden sich die AG und die AGG-Beschwerdestelle nicht darüber einig, ob oder inwieweit die Beschwerde berechtigt ist, oder folgt die AG nicht einer Empfehlung der AGG-Beschwerdestelle hinsichtlich Abhilfemaßnahmen, hat die AG dies gegenüber der AGG-Beschwerdestelle und der/dem BF unverzüglich in Textform zu begründen.

§ 7 Ersuchen an die Gleichstellungsbeauftragte

Für Anregungen und Beschwerden an die Gleichstellungsbeauftragte gilt folgendes:

Die Gleichstellungsbeauftragte nimmt Anregungen und Beschwerden entgegen und informiert die/den mitteilende/mitteilenden AN unverzüglich und regelmäßig über die Behandlung der Beschwerde bzw. der Anregung. Dabei ist es ihre Aufgabe, einzelne AN bei Bedarf zu beraten und zu unterstützen, insbesondere in den Bereichen der beruflichen Entwicklung und Förderung sowie der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Berufstätigkeit sowie in Bezug auf den Schutz vor Benachteiligungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 3 BGleiG). Hinsichtlich Beschwerden gilt darüber hinaus das Folgende:
Eine Rückmeldung zur Prüfung der Beschwerde und eine erste Stellungnahme erfolgt innerhalb maximal zweier Wochen.
Mit Zustimmung der/des BF kann die Gleichstellungsbeauftragte andere Personen des Betriebes anhören, soweit dies zur Aufklärung der Beschwerde erforderlich erscheint.
Die Gleichstellungsbeauftragte prüft unverzüglich, ob sie die Beschwerde für berechtigt erachtet. Hält sie die Beschwerde für berechtigt, informiert sie hierüber die/den BF und setzt sich bei der AG dafür ein, wirksame Abhilfe zu schaffen. Sie kann dafür ihr Initiativrecht und ihr Einspruchsrecht nutzen (§ 32, § 33 BGleiG).
Werden sich die AG und die Gleichstellungsbeauftragte nicht darüber einig, ob oder inwieweit die Beschwerde berechtigt ist, oder folgt die AG nicht einer Empfehlung der Gleichstellungsbeauftragten hinsichtlich Abhilfemaßnahmen, hat die AG dies gegenüber der Gleichstellungsbeauftragten und der/dem BF unverzüglich in Textform zu begründen.

§ 8 Information, Austausch und Präventionsmaßnahmen

Die AG, der Betriebsrat, die Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung (sobald vorhanden) und die AGG-Beschwerdestelle stellen sicher, dass die gesamte Belegschaft über die in dieser Betriebsvereinbarung dargelegten Beschwerdeverfahren informiert sind (bspw. in Form von Memoranda, Handreichungen, internen Webseiten oder mündlichen Präsentationen). Die AGG-Beschwerdestelle stellt eine „Handreichung zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und zu Beratungs- und Beschwerdemöglichkeiten an der SWP“ für Mitarbeitende bereit.

Alle Führungskräfte müssen sich mit den Inhalten der BV vertraut machen und sind dazu angehalten, eine Atmosphäre zu schaffen, die ermöglicht offen und frühzeitig Missstände anzusprechen.

Der Betriebsrat, die Gleichstellungsbeauftragte, die Schwerbehindertenvertretung (sobald vorhanden) und die AGG-Beschwerdestelle tauschen sich bei Bedarf anlassbezogen, aber mindestens einmal jährlich unter Beachtung etwaiger Verschwiegenheitspflichten und der Bestimmungen zum Datenschutz aus. Insbesondere anonym an sie herangetragene Anliegen und sich häufende Beschwerden zu ähnlichen Themen nehmen sie als Anlass, sich ggf. gemeinsam an die AG zu wenden und präventive Maßnahmen zur Beseitigung und Vorbeugung von Ungleichbehandlung, Benachteiligung oder Diskriminierung zu empfehlen. Die AG ist gemäß § 12 Abs. 1 S. 2 AGG verpflichtet, erforderliche vorbeugende Maßnahmen zu treffen.

§ 9 Schlussbestimmungen

Die Regelungen dieser Betriebsvereinbarungen sind so auszulegen, dass durch sie die Rechte der AN und des Betriebsrates nicht eingeschränkt werden. Weitergehende Rechte der AN sowie weitergehende Beteiligungsrechte des Betriebsrates bleiben von dieser Betriebsvereinbarung unberührt.
Diese Betriebsvereinbarung tritt am 10. Juni 2024 in Kraft. Sie kann sowohl von der AG als auch vom Betriebsrat mit einer Frist von drei Monaten zum Kalenderjahresende mit Nachwirkung gekündigt werden. Im Kündigungsfall wirkt die vorliegende Betriebsvereinbarung solange weiter, bis sie durch eine andere Betriebsvereinbarung ersetzt wird.
Sollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung werden die Parteien die gesetzlich zulässige Bestimmung vereinbaren, die dem mit der unwirksamen Regelung Gewollten am nächsten kommt. Dasselbe gilt im Falle einer Regelungslücke.