Sachbearbeiter:in (d/m/w) im Referat Veranstaltungen und Distribution für den Arbeitsbereich Distribution

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n 

Sachbearbeiter:in (d/m/w) im Referat Veranstaltungen und Distribution für den Arbeitsbereich Distribution

Die Stelle hat einen Umfang von 75% und ist unbefristet zu besetzen.

Das Distributionsmanagement ist zuständig für die Verbreitung der SWP-eigenen Publikationen und die Pflege des Kontaktnetzes der SWP.

Ihre Aufgaben:

• Recherche von Personen/Adressen, insbesondere bei den einschlägigen deutschen, europäischen und internationalen politischen Gremien
• Betreuung der SWP – Adressdatenbank (Adressaufnahme und –aktualisierung; Überprüfung von Einträgen Dritter; Pflege des Stichwortsystems)
• Testen von Workflows in Testinstanz des neuen CRM im Zuge der anstehenden Implementierung, Mithilfe bei der Prozessoptimierung
• Erstellung von Verteilern sowie Vorbereitung und Durchführung von Printversand und E-Mailings in enger Abstimmung mit den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern an der SWP
• Nachbereitung der Versandaktionen: eigenständige Bearbeitung von Rückläufen; Betreuung des Magazins
• Durchführung von internen Schulungen zum Umgang mit der SWP-Adressdatenbank und der Erstellung von Schulungsmaterialien für das neue CustomerRelationship Management System
• Bearbeitung von externen Anfragen zu Verteilern und Publikationen (dt./engl.)
• Büroadministration: Kontrolle und Koordination der Drucktermine; Aktualisierung von Abfragevorlagen und Korrespondenz (dt./engl.)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem administrativen Bereich oder gleichwertige Erfahrung
• Sicherer Umgang mit Datenbanken, Erfahrungen mit Massenmailing
• Gute Kenntnisse der Datenverarbeitung, insbesondere Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken sowie sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Kenntnisse von analogen und digitalen Recherchestrategien bzw. strategischem Suchen von Information
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Sorgfältige, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise und Bereitschaft sich aktiv in die Weiterentwicklung des Referats einzubringen
• Souveräne und professionelle mündliche und schriftliche Kommunikation mit unterschiedlicher Adressatenklientel
• Interesse an außen- und sicherheitspolitischen Themen wird vorausgesetzt

Wir bieten:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wissenschaftsnahen Umfeld in zentraler Lage in Berlin-Wilmersdorf
• Vergütung mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 8
• Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Mobiles Arbeiten mit bis zu 40% der monatlichen Arbeitszeit
• 30 Urlaubstage im Jahr, zusätzlich frei zwischen Weihnachten und Neujahr (vorher eingearbeitet)
• Gute Erreichbarkeit mit ÖPNV
• Betriebseigenen Park- sowie Fahrradstellplatz
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job
• Flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die SWP fördert die Gleichstellung aller Menschen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die SWP hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen qualifizierter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte richten Sie Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen bis zum 26.11.2025 an bewerbungen@swp-berlin.org. 

Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen im PDF-Format ein und fügen Sie alle Anlagen in einer einzigen Datei zusammen. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses speichern und verarbeiten wir die von Ihnen übersandten Daten. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten durch die SWP nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit unter bewerbungen@swp-berlin.org widersprechen. Wenn Sie uns Ihre Bewerbung in verschlüsselter Form senden möchten, verwenden Sie dazu bitte unseren PGP Public Key.