Direkt zum Seiteninhalt springen

Assistenz der kaufmännischen Direktorin (d/m/w)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der kaufmännischen Direktorin (d/m/w).

Die Stelle hat einen Umfang von 100 % und ist unbefristet zu besetzen. Eine Beschäftigung in Teilzeit ist möglich.

Als administrative Unterstützung sorgen Sie dafür, dass sich die kaufmännische Direktorin auf das Wesentliche konzentrieren kann. Das Vorhalten von Mitschriften, Wiedervorlagen und Absprachen sowie immer die richtigen Worte zu finden ist für Sie genauso leicht wie stets einen guten Überblick über Ihre Aufgaben und die Tagesplanung der kaufmännischen Direktorin zu halten.

Ihre Aufgaben:

  • Leitung des Sekretariats
  • Abwicklung der Korrespondenz
  • Koordination von Terminen
  • Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Gremiensitzungen, Besprechungen und Konferenzen sowie Führung von Protokollen
  • Unterstützung bei sicherheitsrelevanten Fragestellungen

Ihr Profil:

  • eine für die Tätigkeit relevante abgeschlossene Berufsausbildung und langjährige Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einer vergleichbaren Position
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • Sicherheit im Umgang mit MS Office sowie Freude an der Umsetzung digitaler Prozesse
  • hohe kommunikative Fähigkeit, um gute und vertrauensvolle Kontakte zu unterschiedlichen Gesprächspartnerinnen und -partnern intern wie extern zu pflegen
  • absolute Zuverlässigkeit und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
  • ausgeprägtes Organisationstalent, um auch bei zeitkritischen Situationen den Überblick zu behalten
  • Erfahrungen in den Bereichen Informationssicherheit und Sicherheit auf Reisen in Krisengebieten wären ideal

Wir bieten:

  • einen sicheren Arbeitsplatz
  • eine charmante Arbeitsumgebung im Herzen Berlins
  • ein kooperatives und kollegiales Arbeitsumfeld
  • Einblicke in aktuelle politische Themen
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. mobiles Arbeiten
  • 30 Urlaubstage im Jahr
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 9b TVöD (Bund)

Die SWP fördert die Gleichstellung aller Menschen. Wir begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung, sexueller Identität oder Orientierung.

Bitte richten Sie Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 15.07.2022 an bewerbungen@swp-berlin.org.

Anlagen bitten wir in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses speichern und verarbeiten wir die von Ihnen übersandten Daten. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten durch die SWP nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit unter bewerbungen@swp-berlin.org widersprechen. Wenn Sie uns Ihre Bewerbung in verschlüsselter Form senden möchten, verwenden Sie dazu bitte unseren PGP Public Key.