Datenschutzerklärung des Forums Ebenhausen

Stand: 05/2018

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten informiert sind, lesen Sie bitte nachstehende Hinweise.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

Forum Ebenhausen e.V.
c/o Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
Tel: +49 30 88007 – 0
E-Mail: office(at)forum-ebenhausen.de

Vorsitzender des Vorstands: Eckart von Klaeden

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz beim Forum Ebenhausen haben, können Sie sich jederzeit an die Geschäftsstelle des Forums Ebenhausen wenden.

2. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

a. Daten unserer Mitglieder

Von unseren Mitgliedern (persönliche Mitglieder und Alumni-Club) einschließlich Ansprechpartnern bei juristischen Personen verarbeiten wir neben Angaben zur Mitgliedschaft Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung. Zweck der Verarbeitung ist die Mitgliederverwaltung, inkl. Beitragseinzug und Ausstellung von Spendenbescheinigungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO und bei Vorliegen einer Einwilligung auch Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Grundsätzlich werden Ihre Daten bis zum 31. März des zweiten auf Ihren Austritt folgenden Kalenderjahrs gelöscht.

b. Daten von Stipendiat/innen

Von Stipendiat/innen verarbeiten wir Kontaktdaten, Angaben zu Fördervereinbarung, Tätigkeiten und Lebenslauf, Foto, Geburtsdatum, Bankverbindung. Zwecke der Verarbeitung sind Verwaltung und Abwicklung von Fördervereinbarungen einschließlich Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung sowie Dokumentation der Arbeit und entsprechende Öffentlichkeitsarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b und f DSGVO und bei Vorliegen einer Einwilligung auch Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Berechtigtes Interesse bei der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO sind Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks des Forums Ebenhausens, Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung sowie Dokumentation der Arbeit und entsprechende Öffentlichkeitsarbeit. Grundsätzlich werden Ihre Daten bis zum 31. März des dritten auf die vollständige Abwicklung des Stipendiums folgenden Kalenderjahrs gelöscht, ausgenommen jedoch die Verarbeitung zu Zwecken der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit, die grundsätzlich unbefristet erfolgt. Es wird jedoch spätestens bis zum 31. Dezember des zehnten Jahres nach Ende des Stipendiums überprüft, ob die Daten weiterhin benötigt werden und wenn ja, ob eine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann. Ergibt die Überprüfung, dass wegen der Bedeutung der Daten zunächst keine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann, erfolgt eine erneute Überprüfung bis spätestens 31. Dezember des zehnten auf die jeweils letzte Überprüfung folgenden Jahres.

c. Daten von Mitgliedern, Stipendiat/innen und Dritten

Ferner verarbeiten wir Kontaktdaten geeigneter Personen zum Versand von Informationen über das Forum Ebenhausen und von Einladungen zu Veranstaltungen, die das Forum Ebenhausen fördert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO, beim Vorliegen einer Einwilligung auch Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO, bei Mitgliedern und Stipendiat/innen auch Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO. Berechtigtes Interesse bei der Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Öffentlichkeitsarbeit für das Forum Ebenhausen und die Veranstaltungen einschließlich der Spendenwerbung. Bei Mitgliedern und Stipendiat/innen erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft oder des Stipendiums, bei Dritten, solange wir davon ausgehen, dass die Informationen von Interesse für Sie sind, was mindestens alle drei Jahre überprüft wird, in jedem Fall aber nur bis zu Ihrem Widerspruch.

Zudem verarbeiten wir steuerrelevante Unterlagen zum Zweck der Erfüllung unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen des elften Kalenderjahrs nach Entstehen, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 147 AO. Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, verarbeiten wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Ihre Einwilligung an sich speichern wir bis zum 31. März des vierten Kalenderjahrs nach der Löschung Ihrer Daten ausschließlich zu dem Zweck, die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist der Nachweis Ihrer Einwilligung, d.h. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Kontaktdaten sind Name, Titel oder Dienstgrade, Adressdaten (i.d.R. Dienstadressen incl. Arbeitgeber und Funktion/Abteilungszugehörigkeit), Telefon, Fax, E-Mail. Empfänger der Daten ist regelmäßig nur die Geschäftsführung, bei veröffentlichten Informationen jedermann, bei Bedarf der Vorstand. Bei Bedarf kann es zudem erforderlich werden, Ihre Daten an externe Berater weiterzugeben, etwa im Fall von Rechtsstreitigkeiten an Rechtsanwälte (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO; Zweck und berechtigtes Interesse: Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen). In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, damit Sie die gewünschte Leistung erhalten können, namentlich an Erfüllungsgehilfen wie Banken und andere Zahlungsdienstleister sowie Postdienstleister. In bestimmten Bereichen wie IT-Leistungen setzen wir externe Dienstleister ein. Diese sind mit einem Vertrag über Auftragsverarbeitung strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. Ihre Daten werden von unserer Seite nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet.

3. Freiwillige Angabe Ihrer Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich, ausgenommen in dem jeweils bei der Erhebung mitgeteilten Umfang für den Abschluss einer Fördervereinbarung und eine Mitgliedschaft. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bzw. Postanschrift nicht bereitstellen, können Sie unsere Informationen und Einladungen allerdings nicht per E-Mail bzw. Post erhalten; wenn Sie die erforderlichen Informationen nicht bereitstellen, können Sie nicht Mitglied oder Stipendiat/in werden.

4. Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie

  • das Recht auf unentgeltliche Auskunft,
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.

Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, im Rahmen unserer Verarbeitung Ihrer Daten also wenn Sie keine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Friedrichstraße 219,
10969 Berlin,
Telefon 030/138890,
Fax 030/2155050,
E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de.

Wenn Sie Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich auch jederzeit an unsere Geschäftsstelle wenden: office(at)forum-ebenhausen.de.