Datenschutzerklärung für Veranstaltungen an der SWP

[gem. Art. 13 DSGVO - Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person]

[gem. Art. 14 DSGVO - Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden]

Stand: 07/2018

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Arbeit der SWP und ihren Forschungsergebnissen.

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten informiert sind, lesen Sie bitte nachstehende Hinweise.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Deutsches Institut für Internationale Politik und Sicherheit
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
Tel: +49 30 88007 – 0
E-Mail: info(at)swp-berlin.org
Vorsitzender des Vorstands: Prof. Dr. Volker Perthes

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz bei der SWP haben, können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragte der
Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
E-Mail: datenschutz(at)swp-berlin.org

3. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden, benötigen wir je nach Art der Veranstaltung bestimmte Daten von Ihnen. In der Einladung bzw. im Anmeldeformular ist angegeben, welche Angaben erforderlich sind und welche freiwillig. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Eventuelle Ausnahmen (z.B. bei Kooperationsveranstaltungen) werden bei der Anmeldung klar kommuniziert.

Ihre Daten nutzen wir zu folgenden Zwecken:

  • für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung,
  • zur Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung, indem wir ggf. Namensschilder ausgeben und Listen der Teilnehmenden auslegen: auf Ihrem Namensschild führen wir nur Ihren Namen auf; auf der Teilnehmerliste werden Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre Institution erscheinen, es sei denn, dass Sie dem widersprechen,
  • um künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können,
  • zur Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Adressbestand der SWP übernommen werden sollten, weil Sie für unsere Forschung oder als Empfänger/in unserer Forschungsergebnisse von Bedeutung sind,
  • um nachzuweisen, dass wir Ihre Daten verarbeiten, insbesondere Ihnen Informationen per E-Mail senden dürfen,
  • zur Erfüllung unserer satzungs-, steuer- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich des Controllings, der Betrugs- und der Korruptionsbekämpfung und der Dokumentation unserer Tätigkeit; insbesondere wenn Sie während der Veranstaltung verpflegt werden oder Erstattungen erhalten, müssen wir Ihre Anmeldung und ggf. Rechnungs- und Zahlungsdaten speichern,
  • ausschließlich wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird, auch zur Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen, die auch zur Öffentlichkeitsarbeit der SWP verwendet werden können.
  • Aufgrund der Sicherheitslage der SWP müssen Sie für den Einlass zur Veranstaltungen einen gültigen Lichtbildausweis vorzeigen. Er dient dem Abgleich mit der Teilnehmerliste. Wir erheben keinerlei Daten von Ihrem Ausweis.

Ihre Daten werden von uns nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling i.S.v. Art. 22 DSGVO verwende

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Dauer der Speicherung

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck der Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse sind insoweit das Interesse der SWP und der Teilnehmenden an spezialisierter Vernetzung sowie das Interesse der SWP an der Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben, nämlich der Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung, wofür die durch die Vernetzung zu erlangenden Kontakte dienlich sind.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks der SWP, nämlich die Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung. In der SWP werden Themen über Jahre und Jahrzehnte verfolgt und immer wieder aufgegriffen, ggf. auch in einer anderen Forschungsgruppe. Hierfür ist es erforderlich, auf die Konzepte für Veranstaltungen einschließlich ihrer Zusammensetzung (Verteiler/Teilnehmerlisten) zurückgreifen zu können. Wir gehen davon aus, dass Ihre Interessen dem nicht entgegenstehen, da zu den Veranstaltungen der SWP nicht eine undifferenzierte Öffentlichkeit eingeladen wird, sondern ein gezielt ausgewähltes Fachpublikum.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck der Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Adressbestand der SWP übernommen werden sollten, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist insoweit die Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks der SWP, nämlich die Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung. Hierfür benötigen unsere Wissenschaftler Informationen über politische und gesellschaftliche Akteure und unser Distributionsmanagement die verarbeiteten Daten, um eine zielgruppenspezifische Ansprache und Belieferung geeigneter Adressaten mit unseren Publikationen sicherzustellen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 147 AO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich des Controllings, der Betrugs- und der Korruptionsbekämpfung und der Dokumentation unserer Tätigkeit ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen, um unsere Arbeit ordnungsgemäß fortsetzen und weiterhin Zuwendungen erhalten zu können, der sparsame und zweckdienliche Einsatz unserer Mittel, die Betrugs- und Korruptionsbekämpfung und die Sicherstellung, dass unsere Arbeit unseren ethischen Anforderungen entspricht.

Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen und die folgende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Dokumentation und Bekanntmachung der Arbeit der SWP und der satzungsgemäßen und sinnvollen Mittelverwendung, die in der heutigen Zeit oftmals Foto- und Filmaufnahmen erfordert, bei geeigneten Veranstaltungen auch die Dokumentation und öffentliche Verbreitung des gesamten oder wesentlichen Inhalts der Veranstaltung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zum Zweck von Identitätsprüfungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen der SWP wie der Teilnehmer der Veranstaltung sind der Schutz der Veranstaltung vor Störungen und die Sicherheit der Teilnehmenden.

Wir löschen Ihre Daten bei Geschäftsbriefen und anderen steuerrelevanten Unterlagen bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen bis zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach Entstehen. Zum Zweck der Veranstaltung, der Vernetzung der Teilnehmenden der Veranstaltung und ggf. der Sicherheitsüberprüfung löschen wir Ihre Daten drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung; zum Zweck des Nachweises der Erlaubnis bis zum 31. März des vierten Kalenderjahres, das auf den letzten Informationsversand folgt. Die Prüfung, ob Sie in den allgemeinen Datenbestand der SWP aufgenommen werden sollten, erfolgt innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung, danach werden Ihre Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, wird für jede einzelne Veranstaltung geprüft, ob die Daten in Zukunft für diesen Zweck von Bedeutung bleiben werden. Ist dies der Fall, werden Einladungs-Verteiler und Teilnehmerlisten von Veranstaltungen grundsätzlich zeitlich unbefristet gespeichert. Es wird jedoch spätestens nach Ablauf von 30 Jahren und folgend spätestens alle zehn Jahre überprüft, ob eine fortgesetzte Speicherung erforderlich ist; wenn nicht, werden die Daten gelöscht. Bei Identitätsprüfungen erfolgt keine Speicherung, sondern nur beim Einlass eine Überprüfung anhand eines Personaldokuments.

Zum Zweck der Erfüllung unserer satzungs- und haushaltsrechtlichen Verpflichtungen und Interessen einschließlich des Controllings, der Betrugs- und der Korruptionsbekämpfung und der Dokumentation unserer Tätigkeit verarbeiten wir Ihre Daten maximal bis zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach Entstehen.

Zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen und zur Öffentlichkeitsarbeit der SWP erfolgt eine grundsätzlich unbefristete Verarbeitung. Es wird jedoch spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres des Veranstaltungsendes überprüft, ob die Foto- und Filmaufnahmen weiterhin benötigt werden und wenn ja, ob eine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann. Ergibt die Überprüfung, dass wegen der Bedeutung der Veranstaltung zunächst keine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann, erfolgt eine erneute Überprüfung bis spätestens 31. Dezember des auf die jeweils letzte Überprüfung folgenden Jahres.

5. Empfänger Ihrer Daten

Zugriff auf Ihre Daten haben unser Distributionsmanagement, unser Konferenzmanagement, die mit der Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung betrauten Personen, technisch notwendig auch unsere IT-Administratoren. Zum Zweck, künftige Veranstaltungen und Forschungsaktivitäten zu planen und Sie ggf. hierzu einladen zu können, haben die hiermit betrauten Mitarbeiter Zugriff auf Einladungsverteiler und Teilnehmerlisten. Zum Zweck der Vernetzung sind Ihr Name, Ihre Funktion und Ihre Institution auch den anderen Teilnehmenden zugänglich. Foto- und Filmaufnahmen, die veröffentlicht oder sonst für Zwecke der Dokumentation oder Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet werden, können jedermann zugänglich sein. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass wir uns für bestimmte Tätigkeiten eines Auftragsverarbeiters bedienen, der Ihre Daten ausschließlich für diese Tätigkeiten in unserem Auftrag verwendet. Dieser ist strikt an unsere Weisungen gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten oder weitergeben.

Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

6. Freiwillige Angabe Ihrer Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben. Ohne Angabe der in der Anmeldung als erforderlich bezeichneten Daten können wir Ihre Anmeldung allerdings nicht akzeptieren. Sollten Sie uns am Einlass nicht auf Verlangen Ihre Identität anhand eines Lichtbildausweises nachweisen, können Sie keinen Zutritt zur Veranstaltung erhalten.

7. Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie

  • das Recht auf unentgeltliche Auskunft,
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.

Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Friedrichstraße 219,
10969 Berlin,
Telefon 030/138890,
Fax 030/2155050,
E-Mail mailbox(at)datenschutz-berlin.de.

Wenn Sie Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an unsere Datenschutzbeauftragte wenden: datenschutz(at)swp-berlin.org.