Datenschutzerklärung der SWP für Bewerbungen

[gem. Art. 13 DSGVO - Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person]

Stand: 05/2018

Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei der SWP.

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Bewerbungsverfahren informiert sind, lesen Sie bitte nachstehende Hinweise.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Deutsches Institut für Internationale Politik und Sicherheit
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
Tel: +49 30 88007 – 0
E-Mail: info(at)swp-berlin.org
Vorsitzender des Vorstands: Prof. Dr. Volker Perthes

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz bei der SWP haben, können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragte der
Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
E-Mail: datenschutz(at)swp-berlin.org

3. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten, z.B. durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben. Für uns von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Qualifikation, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten. Wir werden Sie nur nach Ihrer Eignung für die jeweilige Stelle beurteilen, sodass Sie uns kein Foto schicken müssen.

Ihre Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden sie Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet und nach den für Personalakten geltenden Regelungen gelöscht. Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren. Soweit Sie Kostenerstattungen erhalten oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen, werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis maximal zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach der Zahlung, im Fall von Handels- und Geschäftsbriefen und anderen besteuerungsrelevanten Unterlagen des siebten Kalenderjahrs nach ihrer Entstehung aufbewahrt. Auf Ihre Daten hat zunächst unsere Personalabteilung Zugriff, aber auch die Fachabteilung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, der Betriebsrat, die Gleichstellungsbeauftragte, bei Bedarf die Institutsleitung und die Buchhaltung. Unsere Administratoren und Auftragsverarbeiter haben technisch notwendig die Möglichkeit, auf mittels IT verarbeitete Daten zuzugreifen. Diese sind strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, etwa an unsere Bank, wenn Sie eine Kostenerstattung erhalten oder an die Post, wenn wir per Brief mit Ihnen kommunizieren.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Rechtsgrundlage für die haushalts- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX. Ausnahmsweise kann es erforderlich sein, zur Beurteilung Ihrer Eignung für die vorgesehene Tätigkeit Informationen über Ihre Gesundheit oder eine Behinderung oder eine Auskunft aus dem Bundeszentralregister, d.h. über Vorstrafen, einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG.

Ihre Daten werden von unserer Seite weder für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet noch an Dritte weitergegeben. Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

4. Freiwillige Angabe Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Wir können Ihre Eignung für die jeweils in Betracht kommende Stelle allerdings nur dann bewerten, wenn wir Informationen insbesondere zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten erhalten, und ohne Angabe Ihrer Kontaktdaten können wir Sie nicht ins Bewerbungsverfahren aufnehmen.

5. Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie

  • das Recht auf unentgeltliche Auskunft,
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.

Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richtet sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung einschließlich Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten; Bewerberdaten verarbeiten wir allerdings ohnehin nicht zu Werbezwecken.

Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen bitte an die o.a. Kontaktdaten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Friedrichstraße 219,
10969 Berlin,
Telefon 030/138890,
Fax 030/2155050,
E-Mail mailbox(at)datenschutz-berlin.de.

Wenn Sie Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an uns wenden: Ihr Kontakt ist datenschutz(at)swp-berlin.org

6. Empfehlungen zur Sicherheit Ihrer Daten

Wir sind uns bewusst, dass Bewerbungen sensible personenbezogene Daten enthalten. Wir bitten Sie daher, Bewerbungen nicht an unsere allgemeine Post- oder E-Mail-Anschrift zu senden, sondern stets an die/den jeweils genannte/n Ansprechpartner/in bzw. unsere speziell für Bewerbungen eingerichtete E-Mail-Adresse. E-Mails können Sie mit unserem auf der Website veröffentlichten PGP-Key verschlüsseln, damit Unbefugte nicht auf Ihre Daten zugreifen können. Das Text-Dokument mit dem öffentlichen PGP-Key für verschlüsselte Bewerbungen bei der SWP finden Sie hier.