Datenschutzerklärung der SWP für gespeicherte Adressen

[gem. Art. 13 DSGVO - Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person]

[gem. Art. 14 DSGVO - Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden]

Stand: 07/2018

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Arbeit der SWP und ihren Forschungsergebnissen!

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten informiert sind, lesen Sie bitte nachstehende Hinweise.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die
Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)
Deutsches Institut für Internationale Politik und Sicherheit
Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
Tel: +49 30 88007 – 0
E-Mail: info(at)swp-berlin.org
Vorsitzender des Vorstands: Prof. Dr. Volker Perthes

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz bei der SWP haben, können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte können Sie wie folgt erreichen:
Datenschutzbeauftragte der
Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP)

Ludwigkirchplatz 3–4
10719 Berlin
E-Mail: datenschutz(at)swp-berlin.org

3. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

In unserer Adressdatenbank speichern wir die die folgenden Datenkategorien:

  • Name, Titel o. Dienstgrade, Adressdaten (i.d.R. Dienstadressen incl. Arbeitgeber), Tel./Fax, E-Mail; Funktion/Abteilungszugehörigkeit
  • Nutzungsdaten/Lieferdaten: Erhaltene Publikationen und Einladungen (einschließlich Weitergaben an Kooperationspartner zum Zweck der Einladung); Verteilerstichworte
  • Daten betr. Vorgänger/in – Nachfolger/in
  • Wünsche und Präferenzen (bspw. Versandform; Themen; Widerspruch)


4. Zweck der Verarbeitung

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

  • Verbreitung der Forschungsergebnisse der SWP und Ermöglichung wissenschaftlichen Austauschs (einschließlich Einladungen zu Veranstaltungen und Bereitstellung geeigneter Adressdaten an Partner von Kooperationsveranstaltungen zwischen der SWP und Dritten, bei denen der Partner die Einladung vornimmt)
  • Bereitstellung von Kontaktdaten und sonstigen Informationen zu Personen für den gesamten Forschungs- und Beratungsprozess
  • Verhinderung unerwünschter Belieferung oder Weitergabe bei Widersprüchen
  • Nachweis einer eventuellen Einwilligung und Dokumentation erfolgter Übermittlungen

Ihre Daten werden von unserer Seite nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Dauer der Speicherung

a) Einwilligung

Sofern Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zugestimmt haben, ergibt sich die Rechtmäßigkeit (Rechtsgrundlage) für die Verarbeitung Ihrer Daten aus Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Daten werden von uns grundsätzlich nur für die Dauer der Gültigkeit Ihrer Einwilligung gespeichert. Im Anschluss daran werden diese Daten gelöscht, soweit nicht die weitere Datenverarbeitung für die Arbeit der SWP erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Eine solche Ausnahme ist insbesondere: Ihre Einwilligung an sich speichern wir bis zum 31. März des vierten Kalenderjahrs nach der Löschung Ihrer Daten ausschließlich zu dem Zweck, die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist der Nachweis Ihrer Einwilligung, d.h. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.

b) Interessenabwägung

Sofern wir Ihre Daten nicht direkt von Ihnen, sondern auf Empfehlung von Dritten oder über öffentlich zugängliche Quellen erhalten haben oder zwar von Ihnen, aber ohne eine klare Einwilligung, ergibt sich die Rechtmäßigkeit (Rechtsgrundlage) für die Verarbeitung Ihrer Daten aus Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse für die Verarbeitung Ihrer Daten zur aktiven Nutzung durch die SWP und ggf. durch die Partner von Kooperationsveranstaltungen ist die Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks der SWP, nämlich die Durchführung und ggf. Veröffentlichung wissenschaftlicher Untersuchungen auf den Gebieten der internationalen Politik sowie der Außen- und Sicherheitspolitik mit dem Ziel der Politikberatung auf der Grundlage unabhängiger wissenschaftlicher Forschung, bei der Weitergabe an Partner von Kooperationsveranstaltungen auch deren Interesse an der Erfüllung ihrer Aufgaben. Hierfür benötigen unsere Wissenschaftler Informationen über politische und gesellschaftliche Akteure und unser Distributionsmanagement die verarbeiteten Daten, um eine zielgruppenspezifische Ansprache und Belieferung geeigneter Adressaten mit unseren Publikationen sicherzustellen. Bei Kooperationsveranstaltungen benötigt in einigen Fällen unser Kooperationspartner Daten politischer und gesellschaftlicher Akteure von uns, für die die jeweilige gemeinsame Veranstaltung von Relevanz sein könnte, um diese auch in unserem Namen einzuladen. Wir schließen dabei mit unseren Kooperationspartnern Vereinbarungen, die diese verpflichten, die von uns erhaltenen Daten nur für diese Zwecke zu nutzen und danach zu löschen, wenn Sie nicht einer weiteren Verarbeitung durch den Kooperationspartner zustimmen.

Ihre Daten werden von uns verarbeitet, solange sie zur Erfüllung dieser Zwecke benötigt werden. Im Anschluss daran werden diese Daten gelöscht. Die SWP aktualisiert die gespeicherten Daten ständig und prüft dabei jedes Mal die Erforderlichkeit für die weitere Arbeit der SWP. Mit dem Ende Ihrer politischen bzw. gesellschaftlichen Tätigkeit entfällt regelmäßig die Erforderlichkeit für die Verarbeitung, sodass die Daten gelöscht werden. Allerdings ist es üblich, dass Akteure nicht unmittelbar nach dem Ende einer Tätigkeit, sondern erst mit gewisser Verzögerung eine andere, ebenfalls für die SWP relevante Tätigkeit aufnehmen oder diese jedenfalls der SWP erst verzögert bekannt wird. Daher wird jeweils im Einzelfall entschieden, ob die Daten einer Person nach dem Ende ihrer bisherigen Tätigkeit sofort gelöscht werden oder ob der Datensatz zunächst einige Zeit inaktiv gesetzt wird. Spätestens nach einem Jahr werden inaktive Datensätze gelöscht, wenn sie nicht aufgrund von neueren Informationen wieder aktiviert wurden. Jeder Datensatz wird spätestens nach drei Jahren überprüft und die weitere Erforderlichkeit der Speicherung bewertet.

Soweit eine Person als Vorgänger oder Nachfolger einer anderen Person gespeichert ist, wird diese Angabe gelöscht, wenn entweder die Daten zu dieser anderen Person gelöscht werden oder aber bei der Überprüfung der Daten der anderen Person sich ergibt, dass die Angaben zu Vorgänger bzw. Nachfolger nicht mehr benötigt werden.

Für den Fall, dass Sie berechtigt gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch eingelegt haben, werden wir entweder Ihren Datensatz mit einem Sperrvermerk versehen, dass wir Ihnen keine Informationen zusenden, oder diejenigen Ihrer Daten in eine Sperrliste aufnehmen, die wir benötigen, um Sie eindeutig zu identifizieren und die restlichen Daten löschen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn wir Ihren Widerspruch so verstehen, dass Sie nur keine Zusendung unserer Informationen wünschen. Ohne eine solche Sperrliste könnten wir nicht sicherstellen, dass wir Sie nicht etwa künftig erneut in einen unserer Verteiler aufnehmen, wenn wir Ihre Daten erneut erhalten. Wir werden allerdings bei Ihnen zurückfragen, wenn Ihre Erklärung für uns nicht eindeutig ist. Wenn Sie uns mitteilen, dass Sie keine weiteren Informationen von uns erhalten wollen, werden wir diesen Wunsch in jedem Fall respektieren, unabhängig davon, ob Sie rechtlich einen Anspruch darauf haben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in der Sperrliste Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse für die Verarbeitung Ihrer Daten ist es, Ihren Widerspruch bestmöglich zu beachten und unerwünschte Zusendungen unserer Publikationen zu vermeiden. Die Speicherung in der Sperrliste erfolgt, bis Sie berechtigt Löschung verlangen, d.h. auch gegen die Speicherung in der Sperrliste berechtigt Widerspruch einlegen, oder die Gefahr entfallen ist, Sie nochmals gegen Ihren Willen in den Verteiler aufzunehmen. Dies wird regelmäßig der Fall sein, wenn Sie endgültig keine politische oder gesellschaftliche Tätigkeit mehr ausüben, die für die Arbeit der SWP von Bedeutung ist. Eine derartige Überprüfung findet bei Daten auf der Sperrliste mindestens alle fünf Jahre statt.

Für den Fall, dass Ihre Daten an einen Kooperationspartner zwecks Einladung zu einer Kooperationsveranstaltung weitergegeben wurden, speichern wir diese Weitergabe zu Dokumentationszwecken, solange wir Ihre Daten an sich speichern. Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 15 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtig-tes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist unser Interesse, Ihre Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO erfüllen zu können.

6. Empfänger Ihrer Daten, Datenexporte

Zugriff auf Ihre Daten haben unsere Abteilung Distributionsmanagement und technisch notwendig unsere Administratoren. Bei Bedarf erhalten unsere Wissenschaftler Zugriff auf bestimmte, für ihre konkrete Arbeit erforderliche Auszüge unserer Datenbank, ggf. auch die Rechtsabteilung.

Bei bestimmten Veranstaltungen, die die SWP in Kooperation mit einem Partner durchführt, lädt der Kooperationspartner auch im Namen der SWP zur Veranstaltung ein. In diesen Fällen übermittelt die SWP Kontaktdaten ausgesuchter Personen, die aus Sicht der SWP zu der Veranstaltung eingeladen werden sollten, an den Kooperati-onspartner. Wir schließen dabei mit unseren Kooperationspartnern Vereinbarungen, die diese verpflichten, die von uns erhaltenen Daten nur für diese Zwecke zu nutzen und danach zu löschen, wenn Sie nicht einer weiteren Verarbeitung durch den Koope-rationspartner zustimmen. Als Kooperationspartner kommen insbesondere wissen-schaftliche Einrichtungen, Hochschulen, öffentliche Institutionen, Behörden (z.B. Auswärtiges Amt) und Stiftungen, Nicht-Regierungsorganisationen und internationale Organisationen in Betracht.

Sollten wir Ihnen Druckerzeugnisse zusenden, bedienen wir uns eines Auftragsverarbeiters, der Ihre Daten ausschließlich für den Versand der Druckerzeugnisse verwendet. Dieser ist strikt an unsere Weisungen gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten oder weitergeben.

Ihre Daten werden durch uns oder in unserem Auftrag ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Unsere Kooperationspartner bei Veranstaltungen können auch aus ande-ren Staaten kommen, sodass es zu Übermittlungen Ihrer Daten in Staaten außerhalb der EU und des EWR kommen kann, in denen ggf. ein geringeres Datenschutzniveau herrscht. Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission zum Datenschutzniveau liegen derzeit vor für Andorra, Argentinien, Kanada (eingeschränkt), Schweiz, Färöer-Inseln, Guernsey, Israel (eingeschränkt), Isle of Man, Jersey, Neuseeland und Uruguay sowie für die USA im Rahmen des „Privacy Shield“, soweit der Empfänger entspre-chend zertifiziert ist. In allen anderen Fällen schließen wir mit dem Empfänger Stan-dardvertragsklauseln gemäß Entscheidung der EU-Kommission vom 27. Dezember 2004 ab. Deren Text können Sie

im Amtsblatt der Europäischen Union vom 29. Dezember 2001, S. L 385/74,

sowie im Internet unter

https://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:DE:PDF

nachlesen. Auf Anforderung übersenden wir Ihnen auch eine Kopie der abgeschlossenen Standardvertragsklauseln.

7. Freiwillige Angabe Ihrer Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bzw. Postanschrift nicht bereitstellen, können Sie unsere Informationen allerdings nicht per E-Mail bzw. Post erhalten.

8. Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft,

  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird.

Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, im Rahmen unserer Verarbeitung Ihrer Daten in unserer Adressdatenbank also wenn Sie keine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Friedrichstraße 219,
10969 Berlin,
Telefon 030/138890,
Fax 030/2155050,
E-Mail mailbox(at)datenschutz-berlin.de.

Wenn Sie Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an unsere Datenschutzbeauftragte wenden: datenschutz(at)swp-berlin.org.